Комитет по управлению архивами Курганской области осуществляет государственное управление архивным делом на территории Курганской области. Одним из полномочий комитета является оказание услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе исполнение запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

C 15 октября эта услуга доступна во всех городских и районных отделах Центра государственных и муниципальных услуг «Мои Документы» (МФЦ) Курганской области. Получателями такой услуги могут быть как физические, так и юридические лица, подавшие в установленном порядке необходимые для предоставления услуги документы.

Процедура предоставления государственной услуги осуществляется путем направления ответа или отказа (при отсутствии запрашиваемых документов) на обращение в письменной форме. Ответ подразумевает выдачу государственными архивами Курганской области, при наличии у них соответствующих документов: информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий. Выдачей архивных документов занимаются подведомственные Комитету архивные учреждения – 4 государственных архива (3 в городе Кургане и 1 в городе Шадринске).

Запросы по архивным документам бывают нескольких видов, социально-правовые и тематические.

Для примера: Социально-правовые отражают трудовые отношения работника с работодателем.

1) Запросы о подтверждении стажа и заработной платы. К данной категории относятся самые распространенные запросы из архивов. Такие справки часто требуются, чтобы подтвердить стаж, если предприятие, на котором работал заявитель, уже не существует, либо уточнить все приказы по заработной плате: все выплаченные зарплаты, отпускные, надбавки. Подобные документы часто заказывают при выходе на пенсию, когда Пенсионный фонд требует дополнительные справки, чтобы подтвердить трудовую деятельность. При этом заявителю желательно предъявить копию трудовой книжки, в случае если за время трудовой деятельности имела место смена фамилии, например, в случае замужества, следует также указать девичью фамилию. Если необходимо подтверждение по льготному стажу, в заявлении надо указать по какому виду работ имеется льгота.

2) Запросы о награждении. В них учитываются все приказы о поощрениях в ходе трудовой деятельности, внесенные в трудовую книжку: поощрения, награждения (ордена, медали). Например, такую информацию запрашивают, в том числе, чтобы подтвердить звание «ветеран труда».

Услуга предоставляется бесплатно. Обращения заявителей рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации в Комитете по управлению архивами. Так как в большинстве архивных учреждений нет электронных баз данных, сотрудники занимаются поиском информация по бумажным документам вручную, поэтому, при необходимости, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководством Комитета, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и с указанием причин продления. В случае если поставленные в обращениях заявителей вопросы не входят в компетенцию Комитета, специалисты Комитета направляют такие обращения в 7-дневный срок по принадлежности и информируют об этом заявителей. Дополнительную информацию о данной услуге и перечне необходимых документов можно узнать по номеру отдела телефонного обслуживания ГБУ «МФЦ»: 8 (3522) 44-35-36.